建設業DX化ロードマップ３/４　建設DXでは「一元管理」がキーワード

合同会社ゲンバゴが考える「建設業向けDX化戦略コラム」の【第３回：建設DXでは「一元管理」がキーワード】です。
建設業の抱える課題に始まり建設業界でDX化の歩みが遅い理由やDX化成功のポイントなど、業界歴35年・Salesforceユーザー歴20年の筆者が各種エビデンスや実体験に基づき分り易く解説します。是非皆様のDX化の参考としてご活用いただけますと幸いです。

１：過ぎたるは及ばざるがごとし

前回のコラムで、建設DX伸び悩みの本当の原因は「アプリやツールが多すぎて現場が疲弊し逆に効率が悪くなっている事」に尽きる。とお話しました。いわゆる「アプリが散らばって」いて、同じ内容を何度も多重入力している状態という訳ですね。今回はその実例を紹介するところから始めようと思います。

種別	利用アプリケーション	詳細	課題
勤怠管理　タイムカード機能	クラウド型専門アプリ	システムメーカーの商品	かなり使いにくくて不評
勤怠管理　給与計算	オンプレ専門ソフト：連携不可	タイムカードから総務で手入力	修正の為のやり取りが面倒
情報共有	自社サーバー構築	現場の情報も最終的に保管	現場からアクセス不可
現場管理　見積作成	Excel　稟議アウトプットに印	個々の経験値で入力	価格が統一しない
現場管理　原価管理	Excel	担当者が入力	共有が出来ていない
現場管理　コミュニケーション	LINE WORKS	協力会社とも共有	内容の記録が残らない
現場管理　発注（注文書）	Excel	郵送で送付	郵送料・印紙代・手間が掛かる
現場管理　その他	現場担当者により自由	細かな連絡は担当任せ	共有すべきこともある
経理　　　請求	Excel	金額を確認し手入力し送付	担当への確認に手間が掛かる
経理　　　会計入力	会計ソフト	手書→チェック→経理で入力	システム化したい
経理　　　入金連絡	メール・LINE	経理→工事経理→営業→現場	手間が掛かり過ぎている
各種書式	Word・Excel　サーバーに保管	担当者が工事終了後に格納	格納漏れが大変多い
メール	outlook	配布PC付属ソフト	お客様とのやり取りが属人化

上記の図表１は、実際に弊社が地域ゼネコン様にお聞きしたお悩みを表形式にまとめたものです。薄い赤で表示されたものが使用中のアプリなのですが、８種類程のアプリをご利用中であるということがわかります。自社サーバーへのアクセスなどもPCを使った業務に含めると９種類。そして、このままの業務スタイルを続けていくと、これからもまだまだ増えていく可能性は十分にあると思われます。

９種類のアプリそれぞれで、お客様名・日時・金額・内容（住所や電話番号）等に関して入力の必要があります。時にはそれ以上の入力も必要かもしれません。確かに実際に入力するご担当者の立場からするとかなりの作業量が発生することは容易に想像が出来ます。そして何より無駄なことは、入力する為の情報を、過去の入力履歴や書類から探す時間が必要な事、そしてヒューマンエラーによる入力ミスです。万が一お客様のお名前を間違えたりすると、会社としての信用まで失いかねません。二重入力や三重入力はやはり極力避けなければならないのです。
今回例題としてあげたお悩み、多少の差はあれども皆様同じような課題をお持ちなのではないでしょうか？　気になる点をひとつづつピックアップしていきましょう。

【検証①】まずは、タイムカードと給与計算の部分です。社員が入力したタイムカードを毎月集計し、法律や会社のルールと照らし合わせて計算し、給与明細としてまとめます。実際の入力は社員一人一人が行います、まだまだ、カードを挿入するタイプ打刻機を利用したいることも多く、最近になってようやく専用のアプリと連動する高機能な打刻機や、リモートワークの普及を受けてスマホなどを使ったクラウド打刻が可能なシステムも一般的になってきました。
ただ、労務管理や給与計算などは社員と会社の信頼関係にも影響を与える大切な業務です。高い専門性と知見が要求されることを理由に社労士さんや税理士さんに依頼されていることもしばしばです。
　今回のお悩みの場合は、クラウド型の勤怠アプリを導入したが使いにくくて社員に不評という事でした。察するに【使いにくさ】が仇となり、給与計算ソフトへ持っていくデジタルデータがうまく生成されていないようです。折角導入したのにもったいないですね。
　DX化という観点から見たときに、最もシンプルな方法としては、打刻はデジタル化で正確なデータを記録して、そのデータ集計を専門部署（人事労務・経理・外部の社労士など）でチェックして給与計算する。という流れから始めるのが良いと思います。打刻そのものはクリックで完結しデータを生成するシンプルなもので十分だと思います。
勤怠管理に利用するアプリは【無料のExcelソフト】から【クラウド会計アプリと連動したオプション】まで、各種様々なものが存在します。要件に合わせて選んでください。重要ポイントとしては打刻はシンプルにデジタルで！です。

【検証②】続いては建設業にとって最も重要な一連の現場管理のお悩み事です。
小売業や各種サービス業は、商品やサービスの対価としてお客様から支払いを受け、それが売上として計上されます。では、建設業の商品とは？　それは勿論の事、建物や橋や道路やダムのような構造物です。そう建設業の売上はすべてが「現場で発生」しているのです。そしてそれらは大規模になればなるほど長期間におよび、工期が年単位になることも珍しくありません。もちろん想定利益を確保するためには、その長い期間中、施主・設計者・施工会社・社内スタッフ・資材納入業者などすべてのステイクホルダーたちとの円滑なコミュニケーションが求められます。それがうまくいかない時に、「利益が出るはずだったのに・・・締めてみたら大赤字」という惨事が起こってしまうという訳です。
現場管理や現場代理人または現場監督さんと呼ばれる仕事はなかなか大変な職種です。品質・原価・工期・安全、主要な４項目だけでもかなりの作業量があることがお分かりいただけると思います。そしてそのすべてにおいて的確な業務遂行と綿密な記録が求められます。今回のお悩みリストでも現場の状況がかなり属人化してしまっていることが窺えます。

筆者は長年建設業に従事する中で、多くの現場監督と一緒に仕事をしてきました。筆者自身も長く現場管理の仕事に携わりました。
その経験の中で属人化や赤字工事が発生する最大の要因は単純な「業務過多」であると考えています。平たく言うと仕事量が多すぎてこなしきれていないのです。では、なぜそんなに仕事が多いのか？なぜそれを是正しないのか？という疑問が浮かびます。これはひとえにコミュニケーション不足、会社からは現場の状況が見えない為、経験豊富な先輩たちや判断すべき経営陣のサポートが十分に得られていないことが原因です。また昨今のコンプライアンス重視の風潮や、働き方改革の影響もあり、現場事務の作業量は年々膨れ上がっています。現場管理DX化の重要ポイントとして「現場と会社を結んで、見える化」「事務処理などを適正に分業化」することが必要だと考えています。

【検証③】それ以外も、一緒に確認してみましょう。まずは社内サーバーです。地域ゼネコン社内で構築されるサーバーは一般的にはクローズドであることがまだまだ多いかと思います。時折営業所や支店との間にVPNや仮想VPNでネットワークを組んでおられる企業様も見られますが。全国で工事をされるならともかく、そこまで商圏が大きくなければそれで十分だったからです。
　社内サーバーで管理する場合の１つ目の弱点は、出先（現場）からのアクセスが難しい事。方法はあるのですが手間もコストも必要な為、ほとんどの場合は社内のみでしか利用しておられません。その為、現場から一旦会社へ戻って社内サーバーへ工事写真や必要書類を格納するという作業が発生します。労働時間の削減に取り組み生産性を向上させるためには見直すべき点かもしれません。
２つめの弱点は、サーバーは意外に寿命の短い高額な消耗品で管理に少し専門性が必要となる。という事。多くはNASと呼ばれるファイルサーバーをミラーリングしながらご利用になっていると思いますが、NASの寿命は一般的に３年程度と言われています。効率アップに取り組むならばクラウド型ファイルサーバー（データストレージ）の活用を検討することが望ましいでしょう。
こうしてひとつひとつをチェックしていくとアプリが多すぎて散らばっていることが労働時間を過重にし、生産性を低め、人離れを誘発していることがよくわかります。まずは整理整頓、思い切って断捨離から始めましょう

過ぎたるは及ばざるがごとし
・アプリが多すぎて散らばっていることが
・労働時間を過重にし
・生産性向上の足かせになり
・離職などの人離れを誘発している
断捨離が必要

２：実は一元管理に取り組むだけ！

お悩み事相談の際に「貴社では業務でどのようなアプリをお使いですか？」と必ず質問します。当然のことながら様々なアプリケーションの名前が挙がるのですが、その際にほぼすべてのお客様から名前が出るのがExcelです。特に書類の多い建設業の皆様だからなのかもしれませんが、「見積は？」「Excelです」「請求書は？」「Excelです」「現場管理は？」「Excelです」という会社様がほんとうに多くいらっしゃるのに驚きます。
私自身、「一番すごいと思うアプリケーションは？」と問われると、確かに間違いなくExcelが一番と答えます。本当に優れたアプリケーションです。ただ、Excelは基本的にはクライアント側（ユーザーが自身の環境で利用する）のアプリケーションなのです。個々の見積書作成や、様々な書式のテンプレートとしては大変優れているのですが、サーバー側で利用する（全社で共有する。）にはあまり適していません。そして、これが建設業で起こりやすい属人化に拍車をかけている一因となっているのです。建設業で、働き方改革を実現して労働生産性向上に結び付ける最大のポイントはまさにここ、全社で共有できる業務基盤をつくるということです。それが「一元管理」です。そしてその「一元管理」を押さえたうえで、No1アプリであるExcelなどへ情報を落としてさらに便利に使っていくのが理想形なのです。

一元管理を行う上でベースとなるプラットフォームをどうするか？は最も大切な問題です。

皆様はノーコードという言葉を聞かれたことはないでしょうか？コードとはプログラムとして書かれる英語と数字の符号（記述言語）のことなのですが、今まではその難解なコードをプログラマーという専門性を持った職種の人が記述していたのですが、コードを書かずしてもプログラムを組み上げることが出来るいうものがノーコードと言われるものです。時間やコストが掛かり過ぎたり、思い通りの業務プロセスがなかなか描きづらい等の理由から、ノーコード開発という手法を使って自分たちでプログラムを開発するという風潮が強まっています。

国産製品で代表的なものとしてはサイボウズ社のキントーン。俳優の豊川悦司さんが出演するCMで、文系出身の部長でありながら楽しそうに「シュシュっと作れちゃう～、俺～」というナレーションが印象的です。その他にもノーコードプラットフォームが続々発表されていますが、キントーンほどの知名度はなくまだまだこれからという状況です。

ただ一方で、海外のノーコード開発が可能な製品に目を向けると、こちらはすでに百花繚乱、特に米国発の製品に大変多くの選択肢があります。有名どころではAmazon社のAWSや、MicrosoftのAzure、Googleも積極的に参入しています。近い将来AIの爆発的な普及などにより電力と共に開発エンジニアが圧倒的に不足するといわれています。プログラマーに必要とされる専門的な技術に比べて、比較的習熟へのハードルが低いノーコード開発が主流となっていくのは必然なのかもしれません。

米国発のプラットフォームのなかでやはり圧倒的な知名度を獲得しているのがSalesforce社です。1999年創業と比較的新しい会社ながらも、クラウド環境でのノーコード開発アプリケーションの先駆けとして確固たる地位を築いています。こちらも大谷翔平選手をCMに起用することで全国的に認知が広がり、WBCの大会で、東京ドームの自身の看板に当てたホームランで一気に知名度が広がりました。

一元管理の為のプラットフォーム。実はすでに結構な選択肢はそろってきています。各々にコストや出来ること出来ない事の違いなどがあります、また自社にITに強い人材（アドミン）がいるのかいないのか、今後事業をどのように成長させたいのか？も重要な検討項目です。ミスマッチはコスト増や余分な時間浪費に直結します。なによりも現在の自社の状況と近未来の理想の姿をよく考えて決定してください。

３：実現で作業時間はどれぐらい少なくなる？

2018年11月5日、文房具大手コクヨから報道関係者に向けた興味深いプレスリリースが発表されました。それは「ビジネスマンが書類を探す時間」に注目したアンケート結果です。こちらによると一般的なサラリーマンは一年間に約80時間を書類探しに費やしているとの事。
なかなか驚きの数字でありますが、よくよく考えてみると確かに毎日色々な探し物をしていることに気づきます。特に建設業での現場仕事ともなるとたくさんある提出書類に加えて、「最新の図面はどれだっけ？」とか「墨出しの為の道具はどこに置いたんだろう？」とか「〇〇工業の職人さんの番号は何番だっけ？」「施主さんに決めてもらった色番号を書いたメールは何時だったかな？」など、間違いなく一般のサラリーマンよりもたくさんの探し物をしてそうです。

筆者はクラウド上の一元管理できるプラットフォームを、当時経営していた建設会社で2005年から使い始めました。最初はスタッフたちに拒否反応があったり、なかなか入力してくれない。など悩みも有りましたが、データがそれなりに蓄積されてくると、あきらかにどんどん便利が増えていくのです。
なにより私だけでなくスタッフのほうが顕著にその便利を喜びました、それもそのはず、「お客様との議事録」も、送受信した「書類」も、使用した「部材の品番や数量や購買した金額の情報」も、現場に関することはなんであれ、そのプラットフォーム上に入力するだけで仕事が完了するのです。
いままでであれば、ほぼすべてについてExcelやWordでの報告書や日報を帰社後に作成し提出していたのを、インターネット上で入力するだけで報告が完了するようになったのです。

机上の空論ではありますが、一例として一元管理できるプラットフォームを導入した時に、どれぐらいの時間を削減できるのか？考えてみましょう。
以前に私自身が経営していた建設会社での実際の事例を含めて進めていきます。
設定としては、一番負荷が高く、属人化が進み易い現場管理スタッフの場合の、【①日常業務】【②探す時間】【③移動時間】の3種類の業務を短縮として考えてみます。

【①日常業務】
前述したようにスタッフたちは毎日報告書や日報を提出していたのですが、その書式をインターネットのプラットフォームアプリ上に直接入力できるようにしました。それも【現場管理】【見積作成】【図面作成】【関係者打合せ】【移動】など。現場管理で発生する項目を事前に登録し、それをリストから選択して時間を入力するような形に変更したのです。お客様との議事録などは従来通りWordやExcelで作成していましたが、それもお客様にお断りを入れたうえで会議中に直接入力し、会議終了時にはほぼ報告書が完成しているような形をとりました。
当時は、細かく時間を図ったことはなかったのですが、効果は絶大であった記憶があるので、1日当たり20分時間を節約できたと設定します。
1日あたり20分の時短　→　240日　→　80時間

【②探す時間】
次に、先ほどのコクヨさんの書類を探す時間です。私自身はほぼ探す時間はゼロになったと自信を持って言い切れるのですが、それではあまりにも手前味噌なので上記コクヨさんのアンケート結果時間のうち、半分程度は効果があったものとして計算したいと思います。
1日当たり20分　→　240日　→　80時間　→　の半分　→　40時間

【③移動時間】
中小建設業の現場管理要員の労務管理で共通する悩みが、現場と会社の移動時間は労働時間に入るのか？という問題です。会社側は「現場についてからが労働時間」と考えるのですが、働く立場からすると「あきらかに拘束時間だ」となります。労使間でのトラブルもよく起こっているのですが、これはなかなか判断の難しいところで個々のケースによって様々な判例が出ています。私が経営していた会社の場合は小規模な工事も多く毎日複数の現場に行かねばならないこともあり、すべて勤務時間と取り扱っていました。
しかし、確かにこの移動時間というのは生産性という点から考えると全く無駄なわけで、零細企業にとっては頭の痛い課題でした。
現場管理のスタッフは当然毎日現場へ行きます、それも朝夕の2回。でも、現場で何をするのか？というと、実は毎日監督が朝夕いかねばならないほどの用事があるわけではないのです。私は思い切って「現場確認に行く回数を半分にしなさい。その代わり毎日くる職人さんたちに着手前と完了後に施工個所の写真を送ってもらいなさい」と指示を出しました。まあ、朝夕行くのが１日一回になるだけなので現場の状況は問題なくわかるはずなのです。

スタッフからは「そんなことすると大変なことが起こります」と相当なブーイングもありましたが、実のところ全く問題は起こりませんでした。むしろ写真を送ってもらう事で、全社での「現場の見える化」がはるかに進みました。口うるさい工事部長や細かい主任設計士が写真で状況がわかるようになって、監督では気付かない細かい部分にまで目が届くようになりコミュニケーションも活性化したのです。また、営業担当者が毎日現場の様子が良くわかるようになったことで、お客様に良い写真を選んで「今日の施工内容です」と送ることでとても喜んでいただけた。など思わぬ副次的な効果まであったのです。
結局のところ「現場は毎日朝夕確認するべき」のような古くからの固定観念に、スタッフ全員が縛られていただけだったのです。

移動時間の削減はなかなか計算が難しいですね。近い場合は10分、遠方では２時間かかる現場もあり、また結構な割合で現場から現場へ行くこともあったので・・・。とりあえずシミュレーションという事で、平均を20分と考えて、現場から現場へは無しとして計算してみましょう。
１日２回を　→　１日１回　→　１回あたり20分　→　240日　→　80時間

以上の設定から、理論上の現場担当者が年間削減できる労働時間の合計は、80時間＋40時間＋80時間で合計200時間となります。
いかがでしょうか？　ひとつひとつは無理のない削減時間を設定したのですが、細かく積み重ねていくと大きな塊となるのがわかります。まさに「塵も積もれば山となる」のことわざ通りですね。

４：上記を金額換算すると・・・・。

上記の図表は。建設業DX化ロードマップ１/４　建設業の抱える課題でもご覧いただいた建設業の年間実労働時間の表です、2020年度で1985時間と全産業の平均とくらべて364時間ながく働いていることがわかります。将来を担う若手人材を建設業界に呼び込むためにはこの差を少しでも埋めていかねばなりません。
前章で計算した比較的簡単に削減可能な200時間は、実に建設業の年間実労働時間の10%に相当します。すべてを労働時間削減に振り向ける事は現実的ではありませんが、DX化をすすめ効率化を図ることでカイゼンの余地がまだまだたくさんあることが良くわかります。

本コラムの最後に、今回削減を目指す200時間の経済性について確認しておきましょう。

上記の表は求人大手の doda まとめによる業種別の平均年収の表です。建設業はランキングのちょうど真ん中あたりで432万円となっています。この432万円は男女の平均値となります。最近は女性の監督さんもどんどん誕生しているのですが、全体的にはまだまだ少数だと思いますので、今回は男性の給与470万円を使って考えてみます。
上記給与とは別に、会社負担の社会保険費用を15%と仮定すると、企業として最低限必要な経費は540.5万円。車両や携帯電話などその他にも職員一人当たりに諸々の費用が必要かとは思いますが、今回はそれを含めずに計算します。

必要経費が540.5万円、総労働時間は1985時間なので、1時間当たりの会社負担の経費としては2723円になります。
そして、200時間削減が可能であるとするとDX化による経済効果は 544,600円/1人ということが計算されます。

もちろん年齢や性別や職種、担当する職責などにより違いはあるのですが、建設業は総じてタイムマネジメントが苦手である。ということはお分かりいただけたのではないかと思います。本来の業務以外の無駄な時間を省くだけでもかなり大きな効果が上がると考えられます。

まずは業務の共通基盤、プラットフォーム化を果たして「見える化」を進めていきましょう！
次回のコラムでは、いよいよ具体例を交えてプラットフォーム化の方法について解説していきます。

それでは、今日も明日も「ご安全に！」

文責：ゲンバゴICHIGO